Diben a throsolwg
Rhaid i’r Brifysgol gydymffurfio â deddfwriaeth data drwy ddileu data personol nad oes ei angen mwyach yn rheolaidd.[1] Mae’r amgylchedd dysgu’n bodoli (Canvas) i gefnogi addysgu, dysgu, asesu a phrofiad y myfyrwyr, nid rheoli cynnwys yn gyffredinol.
Dylai cyrsiau gael eu cadw fel cofnod academaidd unwaith y byddant wedi’u cwblhau a dylai myfyrwyr gael mynediad at gyrsiau drwy gydol eu hastudiaethau fel y gallant gyfeirio yn ôl at gynnwys ac adborth ar asesiadau.
Ni chynghorir cadw deunyddiau dysgu a data cysylltiedig am byth, yn enwedig ar gyfer atebolrwydd prosesu data. Gall cyrsiau sy’n defnyddio’r amgylchedd dysgu gynnwys data personol a gedwir am ddefnyddwyr a gweithgarwch defnyddwyr. Mae’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data’n[2] nodi na ddylai data personol gael ei gadw am gyfnod hwy nag sy’n angenrheidiol. Mae cydymffurfiaeth yn gofyn i’r Brifysgol ddangos ei bod yn cydymffurfio â chyfreithiau diogelu data ac mae’r ddogfen hon sy’n nodi canllawiau ar gyfer cadw a gwaredu data’r amgylchedd dysgu’n ein galluogi i ddangos sut rydym yn bodloni’r gofyniad hwn.
Cadw cyrsiau
Caiff cyrsiau sy’n cael eu creu drwy ddefnyddio gwybodaeth cynnal modiwlau a SITS a’r rhai sy’n cael eu creu â llaw nad ydynt yn gyrsiau sandbox staff eu cadw am uchafswm o 5 mlynedd ar ôl y flwyddyn academaidd gyfredol. Felly ar adeg cyhoeddi, blwyddyn academaidd 20/21, bydd unrhyw gyrsiau a addysgwyd cyn blwyddyn academaidd 15/16 yn cael eu dileu. Os bydd angen y deunyddiau dysgu ar ôl y cyfnod cadw hwn, cyfrifoldeb y Cyfadrannau/Ysgolion yw eu lawrlwytho a’u storio’n ddiogel yn unol â’r ddeddfwriaeth diogelu data cyn eu dileu.
Bydd cyrsiau blwch tywod staff yn cael eu dileu pan fydd y perchennog wedi gadael y Brifysgol.
Bydd cyrsiau hyb a rhai anacademaidd yn cael eu hadolygu a’u gwerthuso bob 2 flynedd o’u creu yn ystod yr haf. Cysylltir â chydlynwyr cyrsiau y nodwyd nad ydynt yn cael eu defnyddio neu nad oes eu hangen mwyach i drafod opsiynau a graddfeydd amser ar gyfer eu dileu. Os yw cwrs Hyb neu un anacademaidd wedi bodoli am fwy na’r flwyddyn academaidd gyfredol +5 mlynedd, cysylltir â pherchennog y safle i ofyn iddo greu fersiwn newydd a’i defnyddio o ddechrau’r flwyddyn academaidd nesaf.
[1] https://ico.org.uk/for-organisations/guide-to-data-protection/guide-to-the-general-data-protection-regulation-gdpr/individual-rights/right-to-erasure/
