Meysydd Cyfrifoldeb

Caiff mentrau cydweithio seiliedig ar recriwtio eu rheoli gan y Swyddfa Datblygu Rhyngwladol (SDRh). Mae’r SDRh yn darparu canllawiau a ffurflenni sy’n gysylltiedig â mentrau cydweithio seiliedig ar recriwtio a gall gynghori ynghylch lefelau priodol o ddiwydrwydd dyladwy ac asesiadau risg y dylid eu cynnal cyn mynd ati i ddatblygu neu geisio cymeradwyaeth i ddatblygu mentrau cydweithio seiliedig ar recriwtio. Mae’r ymholiadau diwydrwydd dyladwy ac adolygu y mae’r SDRh yn eu cynnal yn amrywio gan ddibynnu ar natur y cysylltiad arfaethedig. Er enghraifft, bydd diwydrwydd dyladwy a monitro cyfnodol mwy trylwyr yn ofynnol ar gyfer Cytundebau Cydweddu nag ar gyfer cytundebau seiliedig ar recriwtio arferol Prifysgol Abertawe. Mae’r cytundebau hyn yn rhai risg isel ac maent wedi’u bwriadu i hybu perthnasoedd gweithio da rhwng Prifysgol Abertawe a’r sefydliad partner ac yn achos partneriaid penodol bydd yn arwain at ddisgownt yn y ffi i fyfyrwyr sy’n dod i mewn i Abertawe o’r sefydliad hwnnw. Bydd y myfyrwyr yn cyflwyno cais i Abertawe yn y ffordd arferol a byddant yn gorfod bodloni’r un meini prawf derbyn a chydymffurfio â’r un rheoliadau academaidd ag unrhyw fyfyriwr arall.

Rhaid i’r myfyrwyr hynny sy’n astudio graddau Prifysgol Abertawe fodloni meini prawf arferol Abertawe a dilyn rhaglenni gradd arferol Abertawe. Cânt eu hasesu a dyfernir gradd arferol Abertawe iddynt yn seiliedig ar eu hamser yn Abertawe yn unig.

Mae’r myfyrwyr hynny sy’n astudio nifer o gredydau fel rhan o raglen eu sefydliad cartref yn mynd â thrawsgrifiad o’u credyd adref a dyfernir gradd iddynt gan eu sefydliad cartref yn yr un ffordd â myfyrwyr sy’n astudio yn Abertawe dan gytundebau cyfnewid.

Caiff unrhyw gynigion seiliedig ar recriwtio sydd y tu allan i’r meini prawf hyn eu hystyried yn Drefniadau Cydweddu. Dan y trefniadau hyn, mae gan fyfyrwyr sy’n bodloni meini prawf academaidd ar un rhaglen hawl awtomatig ar sail academaidd i gael eu derbyn ar lefel uwch i gam dilynol rhaglen gan gorff sy’n dyfarnu gradd. Ystyrir bod y trefniadau hyn yn rhai â risg mawr a byddid yn craffu arnynt yn unol â hynny.

Dylai unrhyw un sydd â diddordeb mewn sefydlu trefniant seiliedig ar recriwtio gysylltu â’r SDRh yn y lle cyntaf. Bydd y SDRh yn adolygu’r cynnig yng ngoleuni’r Cynllun Strategol ac yn gwneud ymchwil i’r sefydliad. Bydd staff y SDRh yn penderfynu ar ran y Grŵp Rheoli Strategol ar gyfer Rhyngwladoli a ydynt yn dymuno dechrau negodi â’r sefydliad partner arfaethedig a, gan ddibynnu faint o ddiddordeb sydd, byddant yn drafftio Datganiad o Fwriad neu Femorandwm Dealltwriaeth gyda’r sefydliad partner. Bydd hwn yn cael ei lofnodi gan y Dirprwy Is-Ganghellor ar gyfer Rhyngwladoli. Os ystyrir bod trefniant hwyluso gyda’r sefydliad penodol o fewn y cynllun strategol a’i fod yn ddymunol, byddir yn gofyn i golegau sydd â diddordeb lenwi ffurflen hwyluso ac adolygu maes llafur unrhyw raglenni a fydd yn cael eu defnyddio fel sail i’r trefniant hwyluso.

• Pennaeth yr Ysgol/y Coleg;
• Pennaeth y Swyddfa Derbyn;
• Y Cyfarwyddwr Cyllid (os oes bwrsariaeth i’w chael);
• Y Pwyllgor Ymchwil Ôl-raddedig (os yw’r cyswllt ar lefel ymchwil);
• Y SDRh a fydd yn hysbysu’r sefydliad partner ar ffurf adendwm i’r Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth;
• Bydd y SDRh yn diweddaru cofnod canolog y Brifysgol ac yn adrodd ar y cyswllt wrth y Bwrdd Partneriaethau Cydweithredol.

• Datganiad o Fwriad (lle y bo’n berthnasol);
• Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth;
• Ffurflen hwyluso;
• Cytundeb/Adendwm/llythyr yn rhoi telerau’r trefniant hwyluso;
• Unrhyw ohebiaeth ddilynol sy’n amrywio telerau’r trefniant e.e. newidiadau i ddisgowntiau.

Y SDRh sy’n gyfrifol am roi a diweddaru’r wybodaeth am y cytundeb ar gofnod canolog y Brifysgol o gytundebau.

Bydd y SDRh/Pwyllgor Derbyn yn gofalu am ddatblygu’r cysylltiad o safbwynt hyrwyddo trwy fynd ati’n flynyddol i adolygu nifer y myfyrwyr a dderbynnir a’u cynnydd. Adroddir ar y ffigyrau hyn wrth y Bwrdd Partneriaethau Cydweithredol fel rhan o broses monitro’r holl gytundebau. Mae’r SDRh yn monitro llwyddiant y cysylltiadau ac yn penderfynu a ddylid adnewyddu/terfynu cytundebau. Mae’r SDRh hefyd yn hysbysu partneriaid a’r SDRh a fyddir yn parhau â menter cydweithio ac ar ba sail. Lle mae pryder ynghylch trefniant hwyluso penodol wedi cael ei nodi, yn enwedig ynghylch cynnydd myfyrwyr sy’n dod i mewn i Brifysgol Abertawe trwy’r trefniant hwn, bydd y Bwrdd Partneriaethau Cydweithredol yn gofyn i’r SDRh adolygu’r trefniant dan sylw ac yn cynghori’r SDRh ynghylch y risgiau sy’n gysylltiedig ag adnewyddu/terfynu’r cysylltiad. Yn yr achosion penodol hyn, lle mae problem wedi cael ei hadnabod, bydd y Bwrdd Partneriaethau Cydweithredol yn penderfynu a ellir parhau â’r fenter cydweithio ac ar ba sail.

Y Swyddfa Datblygu Rhyngwladol (SDRh) sy’n gyfrifol am lywio’r gweithgarwch cydweithredol yn y maes hwn. Mae Cytundebau Cyfnewid yn perthyn o fewn y maes hwn (h.y. cytundeb sy’n rhwymo’r brifysgol i gyfnewid myfyrwyr a, lle y bo’n berthnasol, staff am gyfnod penodedig), gan gynnwys gweithgareddau cyfnewid dan y Rhaglen Erasmus+. Mae hefyd yn cynnwys cysylltiadau astudio dramor ar gyfer myfyrwyr sy’n mynd allan, h.y. y trefniadau hynny lle mae myfyrwyr o Abertawe yn astudio mewn sefydliadau eraill am semester dan drefniant astudio dramor yn lle astudio ym Mhrifysgol Abertawe. Mae’r SDRh hefyd yn gyfrifol am drefniadau cyfnewid byr/ymweliadau gan fyfyrwyr rhwng sefydliadau megis cyfranogi mewn rhaglenni haf; nid yw’r rhain wedi’u cynnwys yn y Cod Ymarfer hwn. Cysylltwch â’r SDRh yn uniongyrchol i gael cyngor sut i sefydlu’r math hwn o weithgaredd.

Dylai’r cynigiwr gwblhau ffurflen Cynnig Cyfnewid Newydd, ffurflen Asesiad Risg Rhagarweiniol ac Adroddiad ar Ymweliad â Safle (os yw’r ymweliad hwn eisoes wedi cael ei gynnal). Gellir cael y ffurflenni hyn gan y Gwasanaethau Ansawdd Academaidd: collaborative@swan.ac.uk.

Dylid ymgynghori â’r SDRh i gael cyngor ynghylch y canlynol cyn cwblhau’r ffurflen:

• A oes gan y Brifysgol eisoes gysylltiad â’r partner arfaethedig?
• A yw’r cynnig yn cyd-fynd â chynllun strategol y Brifysgol?
• Gwybodaeth am arfer gorau gan gynnwys gwneud iawn am fethiant, dyfarnu credydau, cymorth ac adborth i fyfyrwyr.

• Bydd y cynigiwr yn cyflwyno’r cynnig i Bwyllgor Dysgu ac Addysgu’r Coleg/Ysgol i gael cymeradwyaeth bod y Coleg/yr Ysgol yn cefnogi’r cynnig ac yn dymuno bwrw ymlaen ag ef;
• Rhaid i gynigion ar lefel doethuriaeth/ymchwil gael cymeradwyaeth gan Bwyllgor Ymchwil y Coleg/yr Ysgol;
• Nid yw’n ofynnol bod cynigion ar draws y Brifysgol gyfan a gaiff eu llunio’n wreiddiol gan y SDRh yn cael cymeradwyaeth Coleg/Ysgol, ond dylid ymgynghori â Cholegau/Ysgolion ynghylch unrhyw gynigion a allai effeithio arnynt a dylid dangos tystiolaeth o gefnogaeth i’r cynnig gan Golegau/Ysgolion.

Os yw’r Coleg/Ysgol a’r SDRh yn cefnogi’r trefniant cyfnewid arfaethedig, dylid cyflwyno’r ffurflen Cynnig Newydd, y ffurflen Asesiad Risg Rhagarweiniol a’r adroddiad ar Ymweliad â Safle i’r Gwasanaethau Ansawdd Academaidd ar gyfer craffu cychwynnol ac ymholiadau diwydrwydd dyladwy. Wedyn bydd y cynnig yn cael ei anfon at y Bwrdd Partneriaethau Cydweithredol lle bydd y Bwrdd yn ystyried a oes amodau i’w bodloni neu a yw’n ofynnol cwblhau diwydrwydd dyladwy ychwanegol/cyflwyno gwybodaeth ychwanegol.

Yn dilyn cymeradwyaeth mewn egwyddor gan y Bwrdd Partneriaethau Cydweithredol a chadarnhau gan y Pwyllgor Safonau ac Ansawdd Academaidd, bydd y SDRh yn cynnal cyswllt â’r sefydliad partner i ddrafftio’r cytundeb cyfnewid, yn unol â thempled a chanllawiau penodol Prifysgol Abertawe. Fel rhan o’r broses negodi, bydd unrhyw achosion o wyro’n helaeth oddi wrth dempled y Brifysgol yn cael eu hatgyfeirio at Adran Gyfreithiol y Brifysgol ar gyfer cyngor.

Os yw’r naill barti a’r llall yn hapus gyda’r cytundeb, gall symud ymlaen i gael ei lofnodi. Rhaid i’r naill barti a’r llall lofnodi contractau cyn y gellir cyfnewid unrhyw fyfyrwyr.Caiff yr holl gytundebau (gan gynnwys y rhai hynny ar gyfer cyfnewid myfyrwyr Erasmus+) eu llofnodi gan Brif Swyddog Gweithredu’r Brifysgol. Caiff yr holl gontractau eu hadolygu gan dîm y Gwasanaethau Cyfreithiol cyn eu llofnodi. Mae tîm y Gwasanaethau Cyfreithiol yn cadw’r dogfennau gwreiddiol ac mae’r Swyddfa Datblygu Rhyngwladol yn cadw copïau a hen gopïau o gytundebau nad ydynt wedi cael eu hadnewyddu ers i’r Gwasanaethau Cyfreithiol ddod yn rhan o’r broses.

Mae’n bwysig bod cytundebau cyfnewid yn cael eu monitro’n rheolaidd i sicrhau eu bod yn weithredol ac yn addas i’w diben.

Fel rhan o’r broses monitro:

• Mae’n ofynnol i Golegau/Ysgolion ddarparu adborth rheolaidd ar faterion sy’n codi gyda phartneriaid/cytundebau cyfnewid ar gyfer y SDRh;
• Mae’n ofynnol i Golegau/Ysgolion ddarparu adborth gan fyfyrwyr ar gyfer y SDRh ar unrhyw faterion sy’n codi;
• Mae’n ofynnol i Golegau/Ysgolion wirio a monitro gwybodaeth gyhoeddus a gyhoeddir gan sefydliadau partner am Brifysgol Abertawe;
• O ran cytundebau sy’n benodol i’r pwnc, mae’r Swyddfa Datblygu Rhyngwladol yn gofyn i’r coleg/ysgol a yw am adnewyddu’r cytundeb. Os bydd colegau/ysgolion yn dymuno i’r contract gael ei adnewyddu, bydd y Swyddfa Datblygu Rhanbarthol yn gwneud hwn. Fodd bynnag, byddai’r Swyddfa Datblygu Rhyngwladol yn amlygu cytundebau nas defnyddiwyd ac yn awgrymu y dylid eu cau.
• Yn achos cytundebau sy’n berthnasol i’r brifysgol gyfan, Tîm Ewch yn Fyd-eang fydd yn penderfynu a ddylid adnewyddu neu beidio, heb ymgynghori â cholegau, ar sail yr alwad am y cyfnewid. Byddai adborth gan fyfyrwyr yn hysbysu’r penderfyniad hwn.
• O fis Medi 2019, yn achos y ddau fath o drefniad, gwneir hyn drwy’r Bwrdd Partneriaethau Cydweithredol ar sail rhestr o gytundebau y disgwylir iddynt ddod i ben a ddarparwyd gan y Swyddfa Datblygu Rhyngwladol. Bydd y Bwrdd Partneriaethau Cydweithredol yn gofyn i golegau/ysgolion yn ffurfiol am ymateb ynghylch a ddylid adnewyddu contract neu beidio a chaiff hwn ei gofnodi yng nghofnodion y Bwrdd Partneriaethau Cydweithredol. Dylai’r penderfyniad hwn gael ei hysbysu gan adolygiadau ffurfiol, ffurflenni adrodd blynyddol a thoriadau contract. Yna, bydd y Swyddfa Datblygu Rhyngwladol yn adnewyddu’r contract ar sail yr wybodaeth hon a ddarparwyd gan y Bwrdd.
• Lle gwneir penderfyniad i adnewyddu/terfynu cytundeb, bydd y SDRh yn rheoli’r ddywededig broses adnewyddu/terfynu.

Bydd Tîm Ewch yn Fyd-eang y Swyddfa Datblygu Rhyngwladol yn coladu’r ddogfennaeth ganlynol i gefnogi darparwr rhaglen haf trydydd parti arfaethedig:

• Trosolwg o’r Rhaglen a Chrynodeb, gan gynnwys tystlythyrau gan bobl a gymerodd ran yn y rhaglen yn y gorffennol;
• Copi cyflawn o Holiadur Iechyd a Diogelwch Prifysgol Abertawe (datblygwyd gan adran Iechyd a Diogelwch y Gyfarwyddiaeth Ystadau);
• Asesiad Risg cyflawn;
• Copïau o Yswiriant Atebolrwydd Cyhoeddus ac Yswiriant Atebolrwydd Cyflogwyr;
• Copi o Ddogfen Cytundeb Cyfleoedd Haf Ddrafft (paratowyd gan y tîm gwasanaethau cyfreithiol).

Anfonir y ddogfennaeth wedi’i choladu i Fwrdd Partneriaethau Cydweithredol y brifysgol i’w chymeradwyo mewn egwyddor a Phwyllgor Dysgu, Addysgu ac Ansawdd y brifysgol am gymeradwyaeth derfynol.

Trefniadau Contractau

Mae contract cyfreithiol yn ategu pob partneriaeth gyda darparwr rhaglenni haf trydydd parti.

Monitro ac Adolygu Parhaus

Cynhwysir data am raglenni haf yn adroddiad blynyddol y Swyddfa Datblygu Rhyngwladol, a anfonir i’r Bwrdd Partneriaethau Cydweithredol. Adolygir yr holl raglenni haf yn flynyddol, caiff myfyrwyr sy’n cymryd rhan yn y rhaglenni eu monitro ac mae gofyn iddynt roi adborth ar eu profiad.

Y Gyfarwyddiaeth Partneriaethau Academaidd sy’n rheoli perthnasoedd â sefydliadau allanol i gefnogi rhaglenni cydweithredol Colegau/Ysgolion.

Mae’r rhaglenni hyn yn cynnwys:

• Trefniadau breiniol;
• Trefniadau dilysu;
• Trefniadau Cyfadran Hedegog;
• Graddau Ymchwil Gydweithredol;
• Graddau Ymchwil ar y Cyd;
• Graddau Deuol;
• Graddau Dwbl.