Adroddiadau’r Arholwyr Allanol

Dylid cwblhau’r adroddiad gan ddefnyddio system gyflwyno electronig y Brifysgol. Gellir dod o hyd i dempled yr adroddiad yma:

https://intranet.swan.ac.uk/ExternalExaminers/ 

Dylai adroddiadau fod yn ddigon manwl, gan fynd i’r afael â phob un o’r eitemau a godwyd yn nhempled ffurflen yr adroddiad. Lle nodir bod diffyg manylion mewn adroddiad, gellir ei gyfeirio’n ôl i’r Arholwr Allanol i’w ddiwygio.

Mae’r adroddiad yn tynnu’n helaeth ar ddangosyddion perthnasol Côd Ansawdd yr Asiantaeth Sicrhau Safonau: Arbenigedd Allanol. Bydd angen sylwadau’r Arholwyr Allanol ar y broses arholi, gan gynnwys arsylwadau ar strwythur a chynnwys y rhaglen astudio a’r dull o’i chyflawni a hefyd y meysydd arfer da a chyfleoedd i wella ansawdd cyfleoedd dysgu myfyrwyr. Ymhlith y testunau y mae:

Arfer Asesu

• pa mor briodol a chynhwysfawr yw’r dulliau asesu i’r cwricwlwm ac a yw’r rhain yn cael eu dangos yn glir yn y dystiolaeth a adolygwyd;
• ansawdd a phriodoldeb y papurau arholi a deunyddiau gwaith cwrs a defnyddioldeb adborth i fyfyrwyr;
• digonolrwydd niferoedd ac amrywiaeth papurau o’r garfan gyfan i alluogi’r Arholwyr Allanol i benderfynu a oedd y marcio mewnol yn briodol ac yn gyson;
• digonolrwydd trefniadau safoni;
• enghreifftiau o arferion da, diddorol neu arloesol.

Ansawdd a Safonau’r Rhaglen

• rhowch sylwadau ar addasrwydd yr amcanion a’r canlyniadau dysgu a fwriedir ar gyfer y rhaglen a’i strwythur a’i chynnwys;
• cyflawniad/perfformiad myfyrwyr (e.e. cyfraddau pasio, ansawdd y gwaith ac ati);a
• chymharu â safonau cenedlaethol (meincnodau pwnc, Fframwaith Cymwysterau a gofynion Cyrff Proffesiynol).

Trefniadau Gweinyddol

• a ddarparwyd gwybodaeth ddigonol am nodau’r rhaglen/cwrs;
• y maes llafur a’r cynlluniau marcio a ddefnyddir i’w asesu;
• a dderbyniwyd y cwestiynau i’w cymeradwyo (ac mewn da bryd);
• a ddarparwyd atebion model;
• os oedd yn briodol, a oedd y trefniadau ar gyfer Byrddau Arholi’n foddhaol;
• trefniadau ar gyfer archwilio deunyddiau arholi neu ffurfiau eraill ar asesu, y cyfle i gwrdd â myfyrwyr (os yw’n briodol);
• cadw at Reoliadau Asesu.

Os yw dyletswyddau Arholwr Allanol wedi cael eu hehangu i gynnwys ystyried myfyrwyr dan gytundeb cydweithredol cysylltiedig, rhowch sylwadau ar unrhyw fater penodol sy’n ymwneud â threfniadau cydweithio nad ydynt wedi’u cynnwys yn yr adrannau uchod.

Gofynnir i Arholwyr Allanol beidio ag enwi myfyrwyr neu aelodau unigol yn yr adroddiad, ac eithrio mewn amgylchiadau eithriadol lle teimlir bod cydnabod arfer nodedig neu berfformiad enghreifftiol yn bwysig.

Anogir Arholwyr Allanol i aros nes eu bod wedi safoni’r traethodau hir i gyflwyno un adroddiad cyflawn sy’n ymwneud â Rhan Un a Rhan Dau.

Ar gyfer Byrddau Arholi Colegau/Ysgolion a gynhelir ym mis Mehefin (rhaglenni israddedig), mae angen cyflwyno’r adroddiad o fewn chwe wythnos o ddyddiad cynnull y Bwrdd (31 Gorffennaf fel arfer). Os cynhelir Byrddau Arholi ar adegau gwahanol i fis Mehefin, disgwylir yr adroddiadau o fewn mis yn dilyn y cyfarfod.

Mae angen cyflwyno adroddiadau ar gyfer rhaglenni ôl-raddedig a addysgir erbyn 6 Rhagfyr.

Ar gyfer rhaglenni ôl-raddedig a addysgir, rydym yn gofyn i’r Arholwyr Allanol gyfleu unrhyw faterion brys sy’n ymwneud â’r modiwlau a addysgir yn dilyn Bwrdd Arholi mis Mehefin fel y gellir gwneud newidiadau cyn addysgu’r modiwlau hynny y tro nesaf. Fodd bynnag, nid oes angen ffurflen adroddiad benodol ar gyfer y gweithgaredd hwn. Dylid crynhoi materion o’r fath, a’r ymatebion iddynt, yn Adroddiad Blynyddol yr Arholwr Allanol, sy’n cwmpasu Rhan Un a Rhan Dau a’u hanfon i’r Brifysgol erbyn 6 Rhagfyr.

Os nad yw Arholwr Allanol yn cyflwyno adroddiad, bydd y Dirprwy Is-ganghellor (Addysg) yn cymryd camau sy’n briodol i’r amgylchiadau i’w gaffael a/neu gall ddewis cyflwyno llythyr o derfyniad cynnar o ganlyniad.

Gallai methiant i gyflwyno adroddiadau neu sefyllfaoedd o berfformiad anfoddhaol arwain at rybudd anffurfiol neu derfyniad cynnar contract Arholwr Allanol. Ni chaiff ffioedd eu talu nes y cyflwynir adroddiad boddhaol.

Caiff adroddiadau Arholwyr Allanol ar gyfer rhaglenni ar y cyd eu hadolygu yn yr un modd yn union â rhaglenni a addysgir yn uniongyrchol gan y Brifysgol. Anfonir copi at yr aelod priodol o staff yn y Sefydliad Partner Cydweithredol a disgwylir y bydd ymateb yn cael ei lunio ar y cyd i adroddiad yr Arholwr Allanol.

Ar ddiwedd cyfnod penodiad, disgwylir i’r Arholwr Allanol ddarparu ei adroddiad blynyddol, a throsolwg o faterion sydd wedi codi y mae modd eu cyfleu i’w olynwr. 

Os yw’r Arholwr Allanol yn dymuno codi mater sensitif neu gyfrinachol, gall ysgrifennu’n uniongyrchol at Ddirprwy Ganghellor Prifysgol Abertawe.

Bydd angen i’r Dirprwy Is-ganghellor (Addysg) a Chyfarwyddwr y Gwasanaethau Academaidd dderbyn copïau o adroddiadau’r Arholwyr Allanol. Os tynnir eu sylw at unrhyw fater o bryder y mae angen gweithredu ar unwaith arno, mae modd mynd i’r afael â’r mater y tu hwnt i strwythur y pwyllgor sicrhau ansawdd, ond mae’n rhaid iddo gynnwys y Coleg/Ysgol ac unrhyw staff perthnasol eraill. Darperir adroddiadau ar y camau gweithredu a gymerwyd i’r Pwyllgor Dysgu, Addysgu ac Ansawdd fel y bo’n briodol.

Mae Arholwyr Allanol yn gyfrifol am y canlynol:

• Paratoi adroddiad blynyddol ar ddarpariaeth y Coleg/Ysgol y maent yn gyfrifol am ei oruchwylio/goruchwylio;
• Cyflwyno adroddiad yn amserol (o fewn chwe wythnos o gyfarfod y Bwrdd Arholi – i’r rhai a gynhelir ym mis Mehefin, h.y. erbyn 31 Gorffennaf), neu fis ar ôl cyfarfod y Bwrdd Arholi;
• Ar gyfer rhaglenni ôl-raddedig a addysgir, cyflwyno pryderon penodol ynghylch y modiwlau a addysgir yn uniongyrchol i Gyfarwyddwr y Rhaglen/y Swyddog Arholi yn fuan wedi cyfarfod y Bwrdd Arholi ym mis Mehefin a chwblhau adroddiad blynyddol sy’n cynnwys safoni traethodau hir (h.y. Rhan Un a Rhan Dau) erbyn 6 Rhagfyr;
• Sicrhau bod tîm y pwnc yn ymateb yn ddigonol/â chyfiawnhad o ran argymhellion a wnaed i sicrhau safonau a/neu i wella ansawdd.

Pan gyflwynir adroddiad gan ddefnyddio’r rhaglen ar y we, mae ar gael ar unwaith i’r canlynol:

• Y Dirprwy Is-ganghellor (Addysg) – Cadeirydd y Pwyllgor Dysgu, Addysgu ac Ansawdd;
• Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Academaidd;
• Pennaeth perthnasol y Coleg/Ysgol neu enwebai;
• Cyfarwyddwr Pwyllgor Dysgu ac Addysgu’r Coleg/Ysgol
• Cyfarwyddwr priodol y rhaglen;
• Aelodau tîm y Gwasanaethau Ansawdd Academaidd;
• Pennaeth y sefydliad partner cydweithredol (lle bo’n briodol).

Bydd staff y Gwasanaethau Ansawdd Academaidd hefyd yn paratoi adroddiad crynhoi’r Coleg/Ysgol ar gyfer Cadeirydd y Bwrdd Dilyniant a Dyfarniadau i’w ystyried fel rhan o weithdrefnau Sicrhau Ansawdd y Brifysgol.

Mae adroddiadau Arholwyr Allanol ar gael yn eang i Bwyllgorau Prifysgolion a Cholegau sy’n gyfrifol am sicrhau ansawdd. Bydd aelodaeth y pwyllgorau hyn yn cynnwys cynrychiolwyr sy’n fyfyrwyr. O ganlyniad, bydd gan gynrychiolwyr sy’n fyfyrwyr fynediad hefyd at adroddiad yr Arholwr Allanol ac ymatebion gan y Coleg/Ysgol i’r adroddiad drwy’r strwythurau pwyllgor perthnasol a disgwylir iddynt lywio/gyfrannu at yr ymateb.

Mae’r adroddiadau hefyd ar gael i gymuned myfyrwyr ehangach Prifysgol Abertawe, a gellir cael gafael arnynt yma. Gall Arholwyr Allanol gyflwyno adroddiadau cyfrinachol ar wahân ar raglen yn uniongyrchol i’r Is-ganghellor. Nid yw’r adroddiadau cyfrinachol hyn ar gael i fyfyrwyr nac i’r Pwyllgorau Prifysgol perthnasol.

Mae Cyfarwyddwr y Rhaglen yn llunio ymateb i adroddiad yr Arholwr Allanol gan ddefnyddio templed ar-lein ac mae’n ymgynghori ag aelodau’r Bwrdd Astudio. Lle y sonnir am fyfyrwyr unigol yn yr adroddiad, bydd cyfarwyddwr y rhaglen yn ymddwyn yn unol â’r Polisi ar Olygu Dynodwyr Allanol o Adroddiadau Arholwyr Allanol).

Os cyflwynir y rhaglen ar y cyd, yna bydd angen mewnbwn gan y sefydliad partner cydweithredol.

Nid yw’n ofynnol i Fyrddau Astudio fabwysiadu/rhoi’r holl argymhellion a wnaed gan yr Arholwr Allanol ar waith. Fodd bynnag, bydd yn rhaid gwneud cyfiawnhad cryf dros beidio â mabwysiadu’r argymhelliad a’i amlinellu yn nhempled yr ymateb. Mae gan y templed ymateb adran sy’n gofyn i Gyfarwyddwr Rhaglenni fyfyrio ar y cynnydd a wnaed o ran cynllun gweithredu’r flwyddyn flaenorol. Mae’n bwysig i Fyrddau Astudio a Phwyllgorau Dysgu ac Addysgu Colegau/Ysgolion fonitro eu cynlluniau gweithredu yn ystod y flwyddyn academaidd.

Mae’n rhaid i  Bwyllgor Dysgu ac Addysgu’r Coleg/Ysgol gymeradwyo’r ymateb lefel pwnc arfaethedig gan y Bwrdd Astudio ac ystyried unrhyw faterion ar draws y Coleg/Ysgol. Lle y bo’n bosib, dylai fod trafodaeth ddigonol i sicrhau’r myfyrwyr ar sail resymegol o unrhyw gamau gweithredu arfaethedig (neu segurdod).

Gall Cadeirydd Pwyllgor Dysgu ac Addysgu’r Coleg ddychwelyd a gofyn am ddiwygiadau i’r camau gweithredu a fwriadwyd os yw’n anfodlon gyda chadernid yr ymateb arfaethedig. Yna efallai y bydd proses ailadroddol lle caiff templedi ymatebion diwygiedig eu hadolygu a’u hystyried.

Unwaith y bydd wedi’i gymeradwyo ar lefel y Coleg/Ysgol, caiff y templed ymateb, ynghyd â’r adroddiad, eu cyflwyno i’r Gwasanaethau Ansawdd Academaidd i’w hadolygu. Caiff adroddiadau crynhoi eu paratoi ar gyfer y Bwrdd Dilyniant a Dyfarniadau. Bydd copi o’r adroddiad a’r ymateb yn cael ei ddychwelyd at yr Arholwr Allanol er gwybodaeth.

Yn ogystal ag ymateb y sefydliad, disgwylir fel arfer y byddai Colegau/Ysgolion hefyd yn rhoi gwybod i Arholwyr Allanol am ddatblygiadau.

Yn ddelfrydol, dylai templedi ymateb a gymeradwywyd ar lefel pwnc gael eu cyflwyno o fewn un mis i dderbyn yr adroddiad a gyflwynwyd gan yr Arholwr Allanol. Y dyddiad cyflwyno disgwyliedig ar gyfer y rhan fwyaf o’r rhaglenni israddedig yw 30 Medi.

Dylid cyflwyno’r ymatebion mewn modd amserol er mwyn sicrhau bod myfyrwyr y garfan nesaf yn cael profiad cadarnhaol, a bod y profiad hwnnw’n cael ei wella lle bynnag y bo’n bosibl.

Disgwylir i Gyfarwyddwyr Rhaglenni a Byrddau Astudio weithredu a monitro eu camau gweithredu o ran ymateb i argymhellion yr Arholwr Allanol yn barhaus, ac adrodd am gynnydd o’r fath mewn templedi ymateb dilynol. Gweler agendâu safonol y Byrddau Astudio. Yn yr un modd, dylai Pwyllgorau Dysgu ac Addysgu Colegau graffu ar faterion sy’n ymwneud â’r Coleg/Ysgol gyfan yn barhaus.

Pennaeth y Coleg/Ysgol sydd â’r cyfrifoldeb yn y pen draw am sicrhau bod y Coleg/Ysgol yn mynd i’r afael ag unrhyw faterion sy’n peri pryder yn brydlon, ac y cytunwyd ar gamau gweithredu perthnasol. Pan fydd y mater yn ymwneud â modiwl penodol, rhaid i Bennaeth y Coleg/Ysgol sicrhau bod hyn yn cael ei gyfleu i gydlynydd y modiwl a bod newidiadau angenrheidiol yn cael eu rhoi ar waith. Gellir dirprwyo’r cyfrifoldeb gweithredol i Gadeirydd Pwyllgor Dysgu ac Addysgu’r Coleg/Ysgol, er enghraifft.

Mae’n ofynnol i staff y Coleg/Ysgol;

• Sicrhau bod ymateb priodol ac amserol yn cael ei ddrafftio, (gan ddefnyddio’r templed a ddarperir), mewn ymateb i’r adroddiad, a bod cyfiawnhad cryf dros beidio â mabwysiadu argymhellion Arholwr Allanol;
• Ystyried ac ymateb i faterion ar draws y Coleg/Ysgol a chynnwys cynrychiolwyr myfyrwyr yng nghyfarfodydd Pwyllgor Dysgu ac Addysgu’r Coleg/Ysgol, lle y mae’n rhaid trafod adroddiadau ac ymatebion yn ffurfiol;
• Monitro’n gyson bod cynnydd yn cael ei wneud ar gamau arfaethedig, gan gynnwys materion sy’n ymwneud â’r Coleg/Ysgol gyfan;
• Dylai Cyfarwyddwyr Rhaglenni sicrhau bod y cynnydd tuag at y camau arfaethedig a amlinellwyd yn eu templed ymateb yn cael ei fonitro trwy gyfarfodydd y Byrddau Astudio, fel rhan o’r broses adolygu rhaglenni flynyddol;
• Pan fydd rhaglenni cydweithredol dan sylw, bydd Pennaeth y Coleg/Ysgol yn gyfrifol am sicrhau bod y sefydliad partner cydweithredol hefyd wedi ymateb yn briodol i faterion a godwyd, a chynnwys yr wybodaeth hon ar Ffurflen Ymateb y Coleg/Ysgol.

Rôl y Gwasanaethau Ansawdd Academaidd

Bydd y Gwasanaethau Ansawdd Academaidd yn gwneud y canlynol:

• Darllen ac adolygu holl adroddiadau Arholwyr Allanol ac ymatebion Colegau/Ysgolion;
• Llunio adroddiad crynhoi ar gyfer pob Coleg/Ysgol gan dynnu sylw at faterion sefydliadol, camau allweddol ac arfer da. 

Os credir bod y templed ymateb yn anghyflawn neu’n annigonol, gall y Gwasanaethau Ansawdd Academaidd atgyfeirio’r ymateb yn ôl i’r Coleg/Ysgol i’w ddiwygio. Os credir bod yr ymateb yn parhau i fod yn anfoddhaol wedi hyn, gall y Dirprwy Is-ganghellor (Addysg) fynd ati i ymchwilio ymhellach i’r mater gyda Phennaeth y Coleg/Ysgol.

Rôl y Bwrdd Dilyniant a Dyfarniadau

Bydd y Bwrdd Dilyniant a Dyfarniadau’n gwneud y canlynol:

• sicrhau bod Colegau/Ysgolion wedi ystyried yr adroddiadau ac wedi llunio ymateb derbyniol a digon manwl a chamau gweithredu arfaethedig i argymhellion yr Arholwr Allanol;
• mynd ar drywydd unrhyw ymatebion annigonol;
• nodi enghreifftiau o arfer da;
• tynnu sylw at unrhyw faterion y mae angen i’r Coleg/Ysgol fynd i’r afael â nhw neu i’w cyfeirio at y Pwyllgor Dysgu, Addysgu ac Ansawdd (h.y. materion sydd y tu hwnt i reolaeth uniongyrchol y Bwrdd);
• monitro cyflwyno adroddiadau Arholwyr Allanol ac ymatebion Colegau/Ysgolion;
• llunio adroddiad crynhoi yn amlinellu adolygiad y Bwrdd o faterion allweddol sy’n codi o adroddiadau ‘Arholwyr Allanol’ i’r Pwyllgor Dysgu, Addysgu ac Ansawdd.

Rôl y Pwyllgor Dysgu, Addysgu ac Ansawdd

Mae’r Pwyllgor yn gyfrifol am y canlynol:

• cyflawni’r swyddogaethau rheoli ansawdd perthnasol er mwyn sicrhau bod y gweithdrefnau ar gyfer ystyried adroddiadau wedi’u dilyn;
• ymateb i faterion ar lefel sefydliadol sy’n deillio o’r adroddiadau;
• rhannu meysydd o arfer effeithiol yn y Brifysgol.

Bydd unrhyw wybodaeth sy’n nodi myfyrwyr unigol a nodwyd ar adroddiad Arholwr Allanol yn cael ei golygu. Oherwydd swm yr adroddiadau a dderbynnir ac argaeledd electronig sydyn adroddiadau i Golegau, mae’r Cyfarwyddwr Rhaglenni’n gyfrifol am adolygu adroddiad yr Arholwr Allanol ac am gynghori’r staff perthnasol yn y Gwasanaethau Ansawdd Academaidd ar unrhyw adroddiad lle y mae myfyriwr wedi’i nodi a lle y mae angen golygu. Rhaid nodi adroddiadau sydd angen eu golygu cyn gynted â phosibl, yn ddelfrydol, o fewn pythefnos i’w derbyn gan y Brifysgol.

Dim ond enwau/rhifau’r myfyrwyr fydd yn cael eu cuddio yn y broses olygu. Dim ond staff penodol o’r Gwasanaethau Ansawdd Academaidd fydd yn gallu cyflawni’r gwaith golygu hwn, er mwyn cadw diogelwch y system a hyder yr Arholwyr Allanol wrth ddarparu adroddiad llawn.

Pan fydd wedi’i olygu, bydd fersiwn o’r adroddiad, sy’n addas i’w dosbarthu i gynrychiolwyr myfyrwyr, ar gael i’r Coleg/Ysgol graffu arni ac ymateb iddi’n fewnol. Bydd y fersiwn hon o’r adroddiad sydd wedi’i golygu hefyd ar gael i bwyllgorau ansawdd y Brifysgol ei hystyried.

Byddai materion sefydliadol yn cynnwys sylwadau a gyflwynwyd gan yr Arholwr Allanol ynghylch y canlynol:
•  Pryderon difrifol ynghylch y safonau academaidd, y cynnwys a strwythur y rhaglen;
•  Roedd safonau’r marcio neu’r safoni’n wael;
•  Roedd pryderon difrifol ynghylch uniondeb y broses asesu;
•  Roedd y rheoliadau asesu wedi’u dilyn yn anghywir a/neu’n anghyson.

Pan fydd gwaith craffu wedi’i wneud ar yr adroddiadau a’r ymatebion trwy strwythurau pwyllgor sicrhau ansawdd y Brifysgol, bydd y Gwasanaethau Ansawdd Academaidd yn rhoi’r canlynol i’r Arholwr Allanol:

• copi o’i adroddiad;
• copi o ymateb y Coleg/Ysgol;
• unrhyw sylwadau penodol ychwanegol a wnaed gan y Bwrdd Dilyniant a Dyfarniadau;
• copi o adroddiad crynhoi’r Bwrdd.

Camau gweithredu i’w cymryd ar unwaith
Mae’r Dirprwy Is-ganghellor (Addysg) a Chyfarwyddwr y Gwasanaethau Academaidd yn derbyn copïau o adroddiadau’r Arholwyr Allanol, a byddant yn sicrhau bod camau’n cael eu cymryd yn gyflym i fynd i’r afael ag unrhyw faterion brys sy’n peri pryder.

Mae’r tabl isod yn nodi’r amserlen arferol ar gyfer ystyried adroddiadau’r Arholwyr Allanol yn llawn (gan dybio y bydd yr adroddiad wedi’i gyflwyno erbyn 31 Gorffennaf

Rhaglenni sydd â dyddiadau dechrau/gorffen afreolaidd

O ran y rhaglenni hynny sydd â dyddiadau dechrau/diwedd afreolaidd, lle nad yw’r garfan yn ‘cwblhau’ ym mis Mehefin, derbynnir adroddiadau’r Arholwyr Allanol yn ystod y flwyddyn academaidd. O ganlyniad, nid yw’r dyddiadau cau a nodwyd uchod yn berthnasol. Ond dylid cwblhau’r broses gyfan fel arfer o fewn pum mis calendr.